Трудовая книжка: правила заполнения

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовой стаж работника․ Правильное и аккуратное ее заполнение – обязанность кадровой службы организации, а в частности, юриста, ответственного за кадровое делопроизводство․ Некорректное внесение данных может повлечь за собой негативные последствия как для работника (при расчете пенсии, получении социальных льгот), так и для работодателя (при проверках контролирующими органами)․

Нормативно-правовая база

Заполнение трудовой книжки регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации
• Постановление Правительства РФ от № 225 «О трудовых книжках»
• Инструкция по ведению трудовых книжек (утверждена Приказом Минтруда России от № 69)

Порядок заполнения трудовой книжки

Первая запись

Первая запись в трудовой книжке (о приеме на работу) должна быть сделана в день приема работника на работу, независимо от того, заключен ли с ним срочный или бессрочный трудовой договор․ В записи указываются:

1. Полное наименование организации (как указано в учредительных документах)
2. Код организации по ЕГРЮЛ/ЕГРИП
3. Дата приема на работу
4. Наименование должности работника в соответствии с штатным расписанием
5. Номер приказа (распоряжения) о приеме на работу

Последующие записи

Все последующие записи в трудовой книжке (о переводах, повышениях, увольнениях и т․д․) должны вноситься в порядке хронологии․ Каждая запись должна содержать:

• Период работы (дата начала и дата окончания)
• Наименование должности
• Основание для внесения записи (номер и дата приказа)

Особые отметки

В трудовой книжке могут делаться особые отметки, например:

• Об учете в органах государственного пенсионного обеспечения
• О награждениях и поощрениях
• О неполном рабочем времени или неполной рабочей неделе
• О переводе на другую работу в той же организации

Увольнение

Запись об увольнении должна быть сделана в день увольнения․ В записи указываются:

• Дата увольнения
• Основание увольнения (ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ)
• Номер приказа об увольнении

Особенности заполнения при отсутствии трудовой книжки

В случае утери трудовой книжки или отсутствия ее при приеме на работу, трудовой стаж может быть подтвержден другими документами, например:

• Справками с предыдущих мест работы
• Выписками из приказов
• Архивными документами
• Документами, подтверждающими периоды обучения в учебных заведениях

Ответственность за неправильное заполнение

Неправильное заполнение трудовой книжки может повлечь за собой административную ответственность в соответствии со статьей 5․27 КоАП РФ․ Кроме того, работодатель может быть обязан возместить работнику убытки, причиненные неправильным заполнением трудовой книжки․

Электронная трудовая книжка

С 7 марта 2025 года россияне могут обращаться в Пенсионный фонд РФ, чтобы включить в электронные трудовые книжки информацию обо всем стаже․ Электронная трудовая книжка является документом, подтверждающим трудовой стаж работника, и может использоваться для расчета пенсии и получения социальных льгот․

Заполнение трудовой книжки – ответственная задача, требующая от юриста внимательности и знания нормативно-правовой базы․ Соблюдение установленного порядка заполнения трудовой книжки позволит избежать проблем как для работника, так и для работодателя․