Правовое регулирование хранения документов у нотариуса

Правовое регулирование

Правовая основа для принятия документов на хранение нотариусами закреплена в Законе о нотариате и регулируется Приказом Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г. N 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (документ не вступил в силу на момент написания статьи). В связи с этим, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов были дополнены положениями, касающимися создания электронных образов нотариальных документов и их передачи на хранение в ЕИС нотариата.

Порядок принятия документов на хранение

Процедура передачи документов на хранение нотариусу включает в себя несколько этапов:

1. Предварительная запись: Рекомендуется предварительно записаться на прием к нотариусу для согласования даты и времени передачи документов.
2. Прием документов: При посещении нотариуса необходимо предоставить все документы, подлежащие хранению. Нотариус обязан осмотреть документы, проверить их подлинность и соответствие требованиям законодательства.
3. Составление описи (при необходимости): Как правило, составляется опись документов, содержащая наименование документа, количество страниц и описание его физического состояния. Важно отметить, что нотариус имеет право принять документы без описи, если они упакованы надлежащим образом. В этом случае, упаковка скрепляется нотариальной печатью и подписывается нотариусом и лицом, сдающим документы.
4. Упаковка и опечатывание: Документы помещаются в отдельный пакет, который опечатывается нотариальной печатью и подписывается нотариусом и лицом, сдающим документы.
5. Выдача свидетельства: Клиенту выдается свидетельство, подтверждающее факт принятия документов на хранение, с указанием срока хранения и приложенной описью (если она составлялась).

Открытое и закрытое хранение

Документы могут быть переданы на хранение нотариусу в двух формах:

• Открытое хранение: Нотариус ознакомлен с содержанием документов.
• Закрытое хранение: Нотариус не ознакомлен с содержанием документов.

Нотариус несет ответственность за сохранность упаковки при закрытом хранении, но не отвечает за ее содержимое.

Сейфовое хранение и обеспечение сохранности

Принятые на хранение документы нотариус складывает в отдельный пакет, который опечатывается и подписывается нотариусом, после этого пакет помещается на хранение в сейф. Для обеспечения надежной сохранности материалов на протяжении длительного времени должно быть предусмотрено сейфовое хранилище.

Сроки хранения

Сроки хранения документов зависят от их вида и назначения. Например, товарные чеки и этикетки хранятся в течение 2 недель, квитанции ЖКХ – в течение 3 лет (исходя из срока исковой давности).

При оформлении на сохранение документации юристом составляется договор об оказании услуг, опись с названием, количеством страниц и описанием физического состояния письменных источников.

Сдача документов на хранение нотариусу является надежным способом обеспечения их сохранности и защиты от утраты или повреждения. Соблюдение установленной процедуры и требований законодательства гарантирует юридическую значимость и безопасность хранения ваших важных документов.